Загальні характеристики системи репозиторіїв
1. Система репозиторіїв повинна відповідати таким умовам:
(a) вона повинна передбачати можливість функціональної інтеграції системи репозиторіїв у систему відстеження, а також забезпечувати безперервний обмін електронними даними між системою репозиторіїв та іншими відповідними складовими системи відстеження;
(b) вона повинна передбачати можливість електронної ідентифікації та автентифікації тютюнових виробів на рівнях одиничної пачки та агрегованого паковання відповідно до вимог, визначених у цьому Регламенті;
(c) вона повинна передбачати можливість деактивації унікальних ідентифікаторів відповідно до правил, встановлених у статті 5;
(d) вона повинна забезпечувати електронний спосіб отримання та зберігання інформації, яку записують та пересилають до системи репозиторіїв суб'єкти господарювання та емітенти ідентифікаторів відповідно до вимог цього Регламенту;
(e) вона повинна забезпечувати зберігання даних упродовж мінімального періоду тривалістю п'ять років із моменту вивантаження таких даних до системи репозиторіїв;
(f) вона повинна передбачати можливість надсилання суб'єктам господарювання, а також, на вимогу, державам-членам та Комісії автоматичних повідомлень про статус, як-от повідомлень про успішне здійснення звітних процесів та помилки або зміни, пов'язані з цими процесами, відповідно до вимог цього Регламенту;
(g) вона повинна передбачати можливість автоматичної валідації повідомлень, отриманих від суб’єктів господарювання, включно з відхиленням некоректних або неповних повідомлень, зокрема звітними процесами, пов'язаними із незареєстрованими або дубльованими унікальними ідентифікаторами, за допомогою якої система репозиторіїв повинна зберігати інформацію щодо будь-яких відхилених повідомлень;
(h) вона повинна передбачати можливість передавання повідомлень між усіма її складовими, яке повинне відбуватися негайно, відповідно до вимог цього Регламенту, зокрема загальний час реакції системи репозиторіїв щодо надсилання повідомлень-підтверджень, без урахування швидкості інтернет-зв'язку кінцевого користувача, яка повинна становити не більш ніж 60 секунд;
(i) вона повинна забезпечувати постійну доступність усіх її складових та сервісів із щомісячним часом роботи 99,5 % та застосуванням належних резервних механізмів;
(j) вона повинна бути убезпечена процедурами та системами захисту, що забезпечують надання доступу до репозиторіїв та можливість завантаження даних, що в них зберігаються, лише уповноваженим відповідно до цього Регламенту особам;
(k) вона повинна бути доступною компетентним органам держав-членів та Комісії. Національним адміністраторам, призначеним службами держав-членів та Комісії, повинні бути надані права доступу, що надають їм змогу надавати користувачам права доступу до репозиторіїв, керувати такими правами та припиняти їх дію, а також здійснювати пов’язані операції, передбачені цією главою, через графічний інтерфейс управління користувачами. Режими доступу до графічного інтерфейсу управління користувачами повинен бути сумісним із Регламентом (ЄС) № 910/2014, зокрема із відповідними рішеннями з можливістю повторного використання, надані як структурні блоки у телекомунікаційному секторі механізму «З'єднання Європи» (Connecting Europe Facility). Національні адміністратори, призначені державами-членами, повинні мати змогу надавати подальші права доступу іншим користувачам, на яких поширюється сфера їх відповідальності;
(l) вона повинна надавати державам-членам та Комісії змогу завантажувати повні та вибіркові набори даних, які зберігають у певному репозиторії;
(m) вона повинна утримувати повні записи («аудиторський слід») щодо всіх операцій стосовно збережених даних про користувачів, які виконують такі операції, та про природу таких операцій, зокрема історію доступу користувачів. Зазначений аудиторський слід необхідно створювати, коли дані вивантажують уперше та, незважаючи на будь-які додаткові національні вимоги, утримувати упродовж щонайменше п'яти подальших років.
2. Дані, які зберігають у системі репозиторіїв, повинні використовуватися лише для цілей, зазначених у Директиві 2014/40/ЄС та у цьому Регламенті.