Ліцензію пред'являють як додатковий документ до декларації на експорт, наданої у письмовій формі, а в інших випадках на вимогу її необхідно надати разом із товарами-предметами культури для експертизи.
Компетентні органи держави-члена, на території якої пред'являють таку ліцензію, мають право вимагати, здійснення перекладу ліцензії на офіційну мову (або одну з офіційних мов) такої держави-члена. В такому разі витрати на здійснення перекладу покриває утримувач ліцензії.