Спільні процедурні правила
1. Держави-члени забезпечують, щоб інформація, яка передається відповідно до цієї Директиви між компетентними органами чи делегованими органами, заготівельними організаціями та/або центрами трансплантації:
(a) передавалася у письмовій формі за допомогою електронних засобів або факсимільного зв’язку;
(b) була написана мовою, яка є зрозумілою як відправнику, так і отримувачу, або, за відсутності такої, взаємно погодженою мовою або, за відсутності такої, англійською мовою;
(c) передавалася без невиправданих затримок;
(d) була зареєстрована і могла бути наданою за запитом;
(e) визначала дату і час передання;
(f) включала контактні дані особи, відповідальної за передання;
(g) містила таке нагадування:
«Містить персональні дані. Підлягає захисту від несанкціонованого розголошення або доступу.».
2. В екстрених випадках обмін інформацією може відбуватись в усній формі, зокрема, у випадку обмінів, що здійснюються згідно зі статями 5 та 7. Після таких усних контактів повинне відбуватися передавання у письмовій формі відповідно до зазначених статей.
3. Держави-члени призначення або походження забезпечують підтвердження факту отримання інформації, яку передають відповідно до цієї Директиви, відправникові, згідно з вимогами, визначеними у параграфі 1.
4. Держави-члени забезпечують, щоб призначений персонал компетентних органів чи делегованих органів:
(a) був доступний 24 години на добу та 7 днів на тиждень для екстрених випадків;
(b) був у змозі отримувати та передавати інформацію згідно із цією Директивою без невиправданих затримок.