Акредитовані випробувальні лабораторії та органи з оцінки відповідності протягом трьох робочих днів після проведення випробувань кожної партії нафтопродуктів зобов’язані подавати адміністратору інформацію про:
1) дані випробувань щодо показників якості нафтопродуктів згідно з додатками 1-3;
2) паспорти якості (за наявності);
3) декларації про відповідність (за наявності);
4) сертифікати відповідності (за наявності).
Електронні копії документів, що завантажуються до електронної системи репортингу, повинні бути придатні для сприйняття їх змісту, забезпечуючи розташування тексту зліва направо без його горизонтального чи вертикального перевертання.
Документи, що містять більше однієї сторінки, скануються в один файл, який після накладення кваліфікованого електронного підпису або вдосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису відповідальної за подання інформації особи, надсилаються адміністратору.
На запит адміністратора, що надсилається в кабінет користувача та одночасно на його електронну пошту, користувачі подають електронні копії документів про якість, зазначених у підпунктах 2-4 цього пункту.