Підтвердження проведення підготовки та навчання персоналу військовослужбовцями, які обіймають посади інструкторського складу, здійснюється на підставі:
журналу обліку бойової підготовки підрозділу;
зведених розкладів занять військової частини на тиждень;
розкладів занять підрозділу на тиждень (місяць) (планів організації та проведення польового виходу, планів підготовки та злагодження, планів відновлення боєздатності, планів зборів);
планів проведення занять;
рапорту командира підрозділу (заступника командира військової частини — в управлінні військової частини) щодо залучення військовослужбовців, які обіймають посади інструкторського складу (тимчасово виконують обов’язки за посадами) до проведення підготовки та навчання персоналу.
Командир підрозділу (заступник командира військової частини — в управлінні військової частини) для включення до наказу командира військової частини про виплату додаткової винагороди, визначеної абзацами другим — шостим підпункту 5 пункту 2 цих Порядку, умов і розмірів, складає рапорт. Рапорт складається на підставі документів, визначених в абзацах другому — п’ятому цього пункту.
Рапорт командира підрозділу (заступника командира військової частини — в управлінні військової частини) подається командиру військової частини щомісяця до 3 числа місяця, наступного за місяцем, за який військовослужбовцям встановлюється виплата додаткової винагороди, передбаченої абзацами другим — шостим підпункту 5 пункту 2 цих Порядку, умов і розмірів.
До рапорту командира підрозділу (заступника командира військової частини — в управлінні військової частини) додаються списки особового складу, який залучався до проведення підготовки та навчання персоналу, із зазначенням періоду проведення підготовки та навчання персоналу, посади, військового звання, прізвища, власного імені, по батькові (за наявності) кожного військовослужбовця.