У разі коли відомості про призовника, військовозобов’язаного та резервіста вносяться до Реєстру вперше, автоматично формується окремий номер запису в Реєстрі та фіксуються час, дата та відомості про особу, яка здійснила запис (в електронній формі).
У разі отримання в автоматичному режимі відомостей від ДМС та/або ДПС про особу, запис про яку відсутній в Реєстрі, автоматично формується реєстровий номер запису та фіксується час, дата та джерело, з якого отримано такі відомості. Опрацювання таких відомостей здійснюється відповідальною особою органу ведення Реєстру.