Відповідальні органи під час виконання Плану:
1) забезпечують перед укладенням відповідних угод або здійсненням платежів проведення перевірки щодо даних, що містяться в санкційних списках ЄС, стосовно кожного виконавця, бенефіціара гранту та реципієнта, з яким відповідальний орган має або може мати прямі договірні відносини (прямий реципієнт), для визначення, чи такий реципієнт є особою, що підпадає під дію обмежувальних заходів. У разі коли прямий або непрямий реципієнт є або став особою, що підпадає під дію обмежувальних заходів, відповідальний орган повинен невідкладно повідомити про це Координатору;
2) приймають правові акти, якими визначаються переліки проектів/об’єктів у рамках виконання Плану та надають їх Координатору;
3) на етапі формування річного плану закупівель та внесення змін до нього передбачають деталізацію інформації за позицією “джерело фінансування закупівлі” (у разі, коли в позиції “джерело фінансування закупівлі” зазначено державний або місцевий бюджет, зазначають код бюджету та код програмної класифікації видатків та кредитування);
4) забезпечують здійснення закупівель для виконання Плану відповідно до законодавства в частині, що не суперечить положенням статті 5 Рамкової угоди. При цьому участь у закупівлях для виконання Плану є відкритою для міжнародних і регіональних організацій, фізичних осіб, які є громадянами, і юридичних осіб, які зареєстровані в країнах, зазначених у пункті 1 статті 5 Рамкової угоди. Поставки і матеріали, які фінансуються та закуповуються для виконання Плану, повинні походити з країн, зазначених у пункті 1 статті 5 Рамкової угоди, крім випадків, коли поставки та матеріали не можуть бути отримані у жодній із таких країн або можуть підпадати під дію обмежувальних заходів ЄС відповідно до пунктів 4 і 7 статті 5 Рамкової угоди;
5) не допускають будь-якого фінансування інвестицій в рамках виконання Плану, зокрема інвестицій за рахунок коштів, наданих ЄС, іншими донорами, коштів державного чи місцевих бюджетів (далі - подвійне фінансування). У разі виникнення ризику подвійного фінансування відповідальний орган повинен невідкладно подати Координатору інформацію за формою згідно з додатком 2;
6) проводять моніторинг проектів актів, що передбачають внесення змін до нормативно-правових актів, які прийняті на виконання Плану. З метою дотримання незворотності попередніх задовільно виконаних кроків Плану відповідно до компетенції вживають заходів до попередження внесення змін до нормативно-правових актів;
7) збирають дані про реципієнтів, які отримали фінансування для виконання Плану, у машинозчитуваному форматі згідно з додатком 3 та передають їх Координатору;
8) подають Координатору інформацію щодо реципієнтів, які сумарно, зокрема за наростаючим підсумком протягом чотирьох років, отримали фінансування для виконання Плану, обсяг якого перевищує 100 тис. євро;
9) забезпечують публічність інформування щодо реалізації інструменту Ukraine Facility та виконання Плану, зокрема тендерної документації та договорів, відповідно до вимог, визначених додатком 4;
10) зберігають протягом п’яти років з дати завершення виконання кроку Плану документи, які стосуються закупівель, договорів, порядки денні та протоколи засідань, відповідну кореспонденцію та відповідні документи стосовно виплат і повернення коштів відповідно до вимог, визначених Рамковою угодою;
11) надають незалежному органу аудиту, Держаудитслужбі інформацію:
щодо розподілу обсягу субвенцій з державного бюджету місцевим бюджетам або розподілу видатків між розпорядниками та/або одержувачами бюджетних коштів на плановий бюджетний період у межах виконання Плану - щороку до 1 лютого або у разі внесення змін;
щодо товарів робіт або послуг, які закуповують у рамках виконання Плану, - протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення річного плану закупівель розпорядниками та/або одержувачами бюджетних коштів;
щодо виділення коштів для виконання кроків Плану у розрізі бюджетних програм, а також щодо правових актів, якими визначаються переліки проектів/об’єктів у рамках виконання Плану;
12) подають за відповідним запитом Координатора, незалежного органу аудиту, Держаудитслужби додаткову інформацію.