Керівник державної служби уповноваженого державного органу з метою документального оформлення відрядження надсилає до МЗС подання з інформацією про державного службовця, кандидатура якого пропонується для направлення у відрядження. До подання додаються документи, які підтверджують володіння державним службовцем іноземними мовами в обсязі, необхідному для виконання посадових обов’язків, а також про стан здоров’я, який дозволяє бути направленим у відрядження до відповідної країни строком не менше одного року.
Державний службовець направляється у відрядження згідно з наказом керівника державної служби відповідного уповноваженого державного органу після погодження його кандидатури МЗС.
Направлення державних службовців у відрядження здійснюється за наявності письмового запрошення або згоди відповідної міжнародної організації чи представництва міжнародної організації в іншій країні, які мають бути отримані дипломатичними каналами.
У разі необхідності за зверненням керівника державної служби уповноваженого державного органу до МЗС перед відрядженням державний службовець може бути направлений для підвищення професійної компетентності до закладу післядипломної освіти, що належить до сфери управління МЗС.
Засвідчена копія наказу про направлення державного службовця у відрядження надсилається до МЗС. У разі коли направлення у відрядження здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, МЗС після отримання копії наказу про направлення державного службовця у відрядження оформлюється наказ щодо відшкодування витрат, пов’язаних з направленням у відрядження, та здійснення інших компенсаційних виплат відповідно до пункту 14 цього Порядку.
Державному службовцю, який направляється у відрядження, оформлюється дипломатичний паспорт як дипломатичному службовцю, направленому за кордон на роботу до секретаріату міжнародної організації чи представництва міжнародної організації в іншій країні.