Для формування пропозицій щодо розподілу субвенції обласними, Київською міською держадміністраціями (військовими адміністраціями) за розпорядженням голови обласної, Київської міської держадміністрації утворюється відповідна регіональна комісія, яка є консультативно-дорадчим органом, та затверджується положення про таку комісію та її склад.
До складу регіональної комісії входять від дев’яти до 13 осіб. Загальна кількість членів регіональної комісії повинна становити непарну кількість осіб.
Головою регіональної комісії є заступник голови обласної, Київської міської держадміністрації, заступником голови регіональної комісії - начальник служби у справах дітей обласної, Київської міської держадміністрації (військової адміністрації).
До складу регіональної комісії головою обласної, Київської міської держадміністрації (військової адміністрації) включаються керівники (у разі їх відсутності - працівники, на яких покладено функції з виконання їх обов’язків) структурних підрозділів з питань соціального захисту населення, фінансів, освіти, житлово-комунального господарства, управлінь (департаментів) містобудування та архітектури, регіонального розвитку та будівництва, капітального будівництва, юридичної служби, центру соціальних служб/центру надання соціальних послуг.
За згодою з правом дорадчого голосу до складу регіональної комісії можуть включатися уповноважені представники громадськості та інших установ.
Для відбору до складу регіональної комісії уповноважених представників громадськості та інших установ обласна, Київська міська держадміністрації (військові адміністрації) розміщують на своїх офіційних веб-сайтах оголошення про подання кандидатур до складу регіональної комісії, в якому зазначаються вимоги до кандидатів, строки подання заяв про включення до складу регіональної комісії та контактна особа для подання додаткової інформації.
У заяві про включення до складу регіональної комісії кандидати від уповноважених представників громадськості та інших установ про себе зазначають таку інформацію: рівень, ступінь освіти; досвід діяльності у сфері захисту прав дітей, розвитку сімейних форм виховання; займана посада в організації/установі, яку представляє кандидат; делегування кандидата громадським об’єднанням/іншою установою, яку він представляє, з додаванням відповідного листа-підтвердження.
Строк подання заяви про включення до складу регіональної комісії становить не менше семи календарних днів.
Формою роботи регіональної комісії є засідання. Голова (у разі його відсутності - заступник голови) регіональної комісії може прийняти рішення про проведення засідання регіональної комісії в режимі відеоконференції або про участь члена регіональної комісії в засіданні регіональної комісії в такому режимі.
Засідання регіональної комісії вважається правоможним, якщо в ньому беруть участь не менше двох третин складу регіональної комісії.
Члени регіональної комісії:
здійснюють свої повноваження на громадських засадах;
зобов’язані не допускати реального або потенційного конфлікту інтересів під час роботи регіональної комісії та прийняття нею рішень;
несуть відповідальність за прийняті рішення відповідно до законодавства.
Рішення регіональної комісії приймається більшістю голосів членів регіональної комісії, які беруть участь у засіданні.
За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови регіональної комісії.
Усі прийняті рішення та результати голосування членів регіональної комісії зазначаються у протоколі, який підписується всіма присутніми на її засіданні членами.
Голова регіональної комісії несе персональну відповідальність за організацію її роботи, прийняті регіональною комісією рішення та зберігання документів регіональної комісії.