Повідомлення про проведення засідання наглядової ради має містити інформацію про дату, час, місце, форму проведення засідання, його порядок денний та проекти рішень з питань порядку денного.
Після отримання вимоги про скликання позачергового засідання наглядової ради та/або включення питань до порядку денного наступного засідання наглядової ради голова наглядової ради приймає рішення про:
До повідомлення про проведення засідання наглядової ради також може додаватися інформаційний пакет, що включає матеріали стосовно питань порядку денного, які необхідні членам наглядової ради для підготовки до засідання.
1) скликання позачергового засідання наглядової ради та включення всіх чи окремих питань, зазначених у вимозі, до порядку денного засідання;
2) включення всіх чи окремих питань, зазначених у вимозі, до порядку денного наступного чергового чи позачергового засідання наглядової ради;
3) проведення заочного голосування (опитування) з питань, зазначених у вимозі;
4) вмотивовану відмову у скликанні позачергового засідання наглядової ради та/або включенні всіх або окремих питань до порядку денного засідання наглядової ради.
Рішення про скликання або відмову у скликанні позачергового засідання наглядової ради та про включення або відмову у включенні питання до порядку денного засідання наглядової ради приймаються на розсуд голови наглядової ради. Голова наглядової ради повідомляє ініціатору вимоги про прийняте рішення шляхом надсилання відповідного електронного повідомлення (особисто або через секретаря наглядової ради).