Голова наглядової ради приймає рішення про дату проведення засідання наглядової ради, затверджує порядок денний засідання та повідомляє членам наглядової ради та особам, які мають право бути присутніми на такому засіданні, про дату засідання шляхом надсилання відповідного електронного повідомлення (особисто або через секретаря наглядової ради).
Вимога про скликання позачергового засідання наглядової ради повинна містити:
Секретар наглядової ради повідомляє особам, які вимагали скликання позачергового засідання наглядової ради або включення питань до порядку денного засідання наглядової ради, про проведення засідання у порядку, передбаченому цим пунктом. Зазначені особи беруть участь у такому засіданні під час розгляду відповідних питань порядку денного.
1) прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), найменування посади особи, що її вносить;
2) підстави для скликання позачергового засідання наглядової ради;
3) формулювання питань порядку денного, які пропонуються до розгляду;
4) пояснення та обґрунтування щодо запропонованих питань порядку денного разом із супровідними матеріалами (за наявності);
5) проекти рішень з питань порядку денного, які пропонуються до розгляду;
6) прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), найменування посади доповідача з кожного питання порядку денного, яке пропонується до розгляду;
7) у разі потреби перелік осіб, запрошених на розгляд кожного питання порядку денного, яке пропонується до розгляду;
8) інші відомості у разі потреби.
У разі скликання позачергового засідання наглядової ради на вимогу члена чи комітету наглядової ради вимога про скликання складається у довільній формі.
Вимога про скликання позачергового засідання наглядової ради та всі додатки до неї повинні бути викладені українською та англійською мовами.
Додаткові матеріали (за наявності) подаються наглядовій раді у форматах PDF, DOC(X), PPT(X), XLS(X) або інших форматах, визначених наглядовою радою. У разі коли додаткові матеріали надсилаються електронною поштою, їх назва повинна відображати зміст документа або назву питання порядку денного, якого вони стосуються. Наглядова рада може встановлювати вимоги до кодифікації матеріалів, які подаються на розгляд наглядової ради та її комітетів.
У разі коли вимога про скликання позачергового засідання наглядової ради не відповідає наведеним вимогам, голова наглядової ради має право відхилити таку вимогу.