Територіальні відділення Фонду ведуть зведений облік нарахованих, але не сплачених санкцій на постійній основі та щокварталу станом на останній день звітного кварталу формують узагальнений зведений облік нарахованих, але не сплачених санкцій, який протягом двох робочих днів з дня його формування надсилають Фонду.
Кожна зміна відомостей зведеного обліку нарахованих, але не сплачених санкцій фіксується із зазначенням дати внесення змін, джерела і підстави їх внесення, а також прізвища, власного імені, по батькові (за наявності) та посади відповідальної посадової особи територіального відділення Фонду. Історія змін зберігається протягом строку, встановленого для відповідної облікової справи номенклатурою справ Фонду, погодженою з державною архівною установою в установленому порядку.
Зведений облік нарахованих, але не сплачених санкцій ведеться з використанням наявних інформаційно-комунікаційних систем Фонду, не є публічним і не підлягає оприлюдненню.
Обробка персональних даних роботодавців — фізичних осіб здійснюється відповідно до Закону України “Про захист персональних даних” виключно з метою адміністрування нарахованих, але не сплачених санкцій в обсязі, визначеному пунктом 9 цього Порядку. Правовою підставою обробки є здійснення Фондом та його територіальними відділеннями повноважень, визначених законом і цим Порядком. Доступ до відомостей зведеного обліку нарахованих, але не сплачених санкцій мають посадові особи Фонду та його територіальних відділень за службовою необхідністю в обсязі, потрібному для виконання посадових обов’язків, а інші особи — виключно у випадках і порядку, встановлених законом. Поширення відомостей зведеного обліку нарахованих, але не сплачених санкцій в інший спосіб не допускається.