Відомості зведеного обліку нарахованих, але не сплачених санкцій відображають актуальний стан нарахованих, але не сплачених санкцій та змінюються на підставі документів, що підтверджують їх сплату, зміну розміру суми, результати звірки, адміністративного або судового розгляду, виконання судового рішення чи інші визначені законом обставини, що впливають на стан їх адміністрування, з дотриманням вимог абзацу другого пункту 7 цього Порядку.
У разі спливу встановленого законом строку звернення до суду, завершення виконавчого провадження, ліквідаційної процедури, процедури банкрутства (неплатоспроможності), припинення роботодавця або виникнення інших обставин, що впливають на можливість стягнення суми нарахованих, але не сплачених санкцій, відповідні відомості відображаються у зведеному обліку нарахованих, але не сплачених санкцій шляхом зміни стану їх адміністрування відповідно до підпункту 9 пункту 9 цього Порядку.
У разі повного погашення суми нарахованих, але не сплачених санкцій або встановлення на підставі документів, передбачених цим Порядком, її відсутності стан грошової вимоги змінюється відповідно на “сплачено” або “нараховані, але не сплачені санкції відсутні”. Після такої зміни заходи щодо стягнення суми нарахованих, але не сплачених санкцій не вживаються, а відомості про нараховані, але не сплачені санкції зберігаються у зведеному обліку нарахованих, але не сплачених санкцій відповідно до законодавства.
Відомості про тимчасову неможливість вжиття окремих заходів щодо стягнення суми нарахованих, але не сплачених санкцій переглядаються територіальним відділенням Фонду не рідше ніж один раз на шість місяців, а також невідкладно у разі одержання документів, що підтверджують припинення відповідної обставини. Тимчасова неможливість вжиття окремих заходів не є підставою для припинення грошової вимоги, списання суми нарахованих, але не сплачених санкцій або безстрокового невжиття заходів до стягнення суми нарахованих, але не сплачених санкцій.
Списання суми нарахованих, але не сплачених санкцій або виключення відомостей про неї із зведеного обліку нарахованих, але не сплачених санкцій з підстав, пов’язаних з неможливістю її стягнення, здійснюється виключно у випадках і порядку, прямо передбачених законом. Цей Порядок не встановлює самостійних підстав для списання суми нарахованих, але не сплачених санкцій.